Lista gości weselnych

Zanim otworzycie arkusz, spiszcie każdy osobno wszystkich, których chcielibyście zaprosić - bez skreślania. Potem połączcie obie listy i dopiero wtedy rozmawiajcie o liczbach. Dobrze działa podział na trzy kręgi:

• Na pewno - rodzice, rodzeństwo, dziadkowie, świadkowie, najbliżsi przyjaciele. Bez nich nie wyobrażacie sobie tego dnia.
• Bardzo chcemy - dalsza rodzina i przyjaciele, z którymi macie dziś kontakt.
• Jeśli starczy miejsca - znajomi z pracy, sąsiedzi, osoby, które „wypada” zaprosić. Ten krąg skracacie jako pierwszy.

Wstępną listę warto mieć jeszcze przed szukaniem sali - od liczby gości zależy, które obiekty w ogóle wchodzą w grę. Kolejność pozostałych spraw znajdziecie w poradniku organizacja wesela - checklista.

Ustalcie od razu kilka zasad i trzymajcie się ich dla obu stron: czy zapraszacie osoby towarzyszące, czy dzieci, czy partnerów, których nie znacie. Jedna wspólna zasada ucina większość dyskusji z rodziną.

Arkusz kalkulacyjny (Excel, Arkusze Google, Numbers) jest do listy gości lepszy niż notatki: sortuje, filtruje i sam liczy. Te kolumny wystarczą na całe przygotowania - od pierwszej wersji do planu stołów.

• Zaproszenie. Jak podpiszecie kopertę: „Anna i Piotr Kowalscy”, „Ciocia Basia z rodziną”. Jeden wiersz to jedno zaproszenie, a nie jedna osoba - tak łatwiej pilnować, kto już je dostał.
• Strona i grupa. Czyj to gość (panna młoda, pan młody, wspólni) i z jakiego kręgu: rodzina, przyjaciele, praca, sąsiedzi. Przyda się przy skracaniu listy i przy usadzaniu.
• Zaproszonych osób, w tym dzieci. Ile miejsc obejmuje zaproszenie. Dzieci zapiszcie osobno - sala zwykle liczy je inaczej niż dorosłych, a ostatecznie potrzebuje znać ich liczbę.
• Kontakt. Telefon albo adres do wysyłki. Przy rodzinie, z którą rozmawiacie przez rodziców, wpiszcie, kto przekazuje zaproszenie.
• Zaproszenie wręczone. Data albo „tak”. Bez tej kolumny po kilku tygodniach nikt nie pamięta, czy kuzyn dostał kopertę osobiście, czy tylko usłyszał, że ją dostanie.
• Odpowiedź i liczba osób, które przyjdą. Będą, nie będą, bez odpowiedzi - i ile osób faktycznie przyjdzie. To dwie różne liczby: zaproszenie dla czterech osób może skończyć się na dwóch.
• Dieta, nocleg, transport. Danie wegetariańskie, alergie, krzesełko dla dziecka, pokój na noc, miejsce w busie. Tylko te kolumny, których naprawdę potrzebuje Wasza sala i Wasz plan.
• Stół i uwagi. Kolumnę „Stół” wypełnicie na końcu, gdy lista będzie zamknięta. W uwagach wszystko, czego nie chcecie trzymać w głowie.

Pod kolumnami z liczbą osób wstawcie sumę (w Excelu formuła =SUMA(…)) i włączcie filtr na nagłówkach. Jednym kliknięciem zobaczycie wtedy tylko gości bez odpowiedzi albo tylko jedną stronę rodziny.

Przygotowaliśmy dwa darmowe pliki. Szablon do Excela ma gotowe nagłówki kolumn opisanych wyżej - otwiera się w Excelu i w Arkuszach Google, a Wy dopisujecie gości i ewentualnie usuwacie kolumny, których nie potrzebujecie.

Wersja PDF jest do wydruku: lista z kolumnami na zaproszenie, liczbę osób, wręczenie, odpowiedź, dietę i stół, a na drugiej stronie podsumowanie dla sali. Przydaje się, gdy listę prowadzi ktoś z rodziny, kto woli papier, albo jako kopia na spotkanie z salą.

Szablon do ExcelaLista gości do wydruku (PDF)

Częsty błąd na liście gości to mieszanie trzech różnych liczb. Trzymajcie je osobno:

• Zaproszenia - ile kopert albo linków wysyłacie. Tyle osób musicie dopytać o odpowiedź.
• Zaproszone osoby - ile miejsc obejmują wszystkie zaproszenia. To górna granica, z którą idziecie do sali na początku.
• Potwierdzone osoby - ilu gości naprawdę przyjdzie, z podziałem na dorosłych i dzieci. Tę liczbę podajecie sali na końcu.

Osobę towarzyszącą wpiszcie jako miejsce w zaproszeniu („Marta z osobą towarzyszącą, 2”), a imię dopiszcie, gdy je poznacie - przyda się na tablicy z planem stołów. Ile dzieci liczy się jako pełna porcja, a ile jako połowa, i do jakiego wieku, zależy od sali - zapytajcie przed podpisaniem umowy.

Gdy termin potwierdzeń minie, lista gości staje się planem stołów. Dopiszcie do arkusza kolumnę „Stół”, posortujcie po grupie i przydzielajcie całe grupy, a nie pojedyncze osoby. Potem jednym sortowaniem dostaniecie dwie listy:

• według stołów - dla obsługi sali, z dietami i krzesełkami dla dzieci przy każdym stole;
• alfabetycznie po nazwisku - na tablicę przy wejściu, żeby każdy gość szybko znalazł swój numer.

Jak rozsadzić gości, żeby wszyscy czuli się dobrze, i gotowy szablon tablicy znajdziecie w poradniku plan stołów na wesele.

Najwięcej pracy przy liście gości to nie wpisanie nazwisk, tylko zebranie odpowiedzi. Przy telefonach i wiadomościach wszystko przepisujecie ręcznie, a odpowiedzi przychodzą w kilku miejscach naraz. Termin i gotowe sformułowania prośby opisaliśmy w poradniku prośba o potwierdzenie obecności.

Jeśli wolicie, żeby goście odpowiadali sami, możecie użyć zaproszeń online. Z arkusza kopiujecie dwie kolumny - zaproszenie i liczbę zaproszonych osób - i wklejacie je naraz: jedno zaproszenie w wierszu. Każde zaproszenie dostaje osobny link. Gość odpowiada w telefonie: czy będzie, ile osób, a jeśli o to zapytacie, także o danie i nocleg. Wy widzicie odpowiedzi na bieżąco i pobieracie je jako plik, który otworzycie w Excelu i uzupełnicie o kolumnę „Stół”.

• Kilka wersji pliku. „Lista_final_2” u Was, inna u mamy, jeszcze inna w telefonie. Trzymajcie jedną wspólną kopię (na przykład w Arkuszach Google) i tylko ją poprawiajcie.
• Ta sama osoba dwa razy. Ciocia wpisana raz przez pannę młodą, raz przez pana młodego pod innym zdrobnieniem. Posortujcie po nazwisku i przejrzyjcie listę przed wysyłką zaproszeń.
• Dzieci „w pakiecie”. „Kowalscy, 4” nie mówi sali, ile potrzeba porcji dziecięcych i krzesełek. Wpiszcie dzieci w osobnej kolumnie.
• Brak terminu odpowiedzi. Bez daty na zaproszeniu część gości odpowie dopiero na pytanie zadane wprost. Wpiszcie termin i zostawcie sobie zapas przed ostatecznym podaniem liczb sali.
• Zmiany w ostatnim tygodniu. Zdarzą się zawsze. Zapisujcie je na liście od razu i dajcie znać sali oraz świadkom - zamiast drukować wszystko od nowa.