Organizacja wesela krok po kroku

Od rozmowy, nie od telefonu do sali. Budżet, przybliżona liczba gości i styl wesela to trzy decyzje, które zawężają wszystkie kolejne. Jeśli zaczniecie od oglądania sal, łatwo zakochać się w miejscu, które nie mieści Waszej rodziny albo przekracza budżet.

Druga zasada: najpierw rzeczy, które mają jeden termin i jednego wykonawcę - ślub, sala, muzyka, fotograf. Dekoracje, winietki czy kolor serwetek da się załatwić prawie zawsze. Wolnej soboty w ulubionej sali już nie.

Nie podajemy sztywnych terminów typu „dokładnie tyle miesięcy przed”. Zależą od regionu, sezonu i tego, jak popularni są wykonawcy, których chcecie. Etapy poniżej pokazują kolejność - tempo dopasujcie do daty, jaką macie.

Zanim zadzwonicie do pierwszej sali, ustalcie trzy rzeczy, od których zależy cała reszta.

• ☐ Budżet i kto się dokłada. Porozmawiajcie szczerze z rodzicami, czy i w czym chcą pomóc. Łatwiej planować, gdy wiecie, ile możecie wydać, niż ciąć koszty po podpisaniu umów.
• ☐ Wstępna lista gości. Nie musi być ostateczna, ale musicie wiedzieć, czy to wesele kameralne, czy duże. Od liczby gości zależy, które sale w ogóle wchodzą w grę. Zobaczcie szablon listy gości do Excela i PDF.
• ☐ Styl i pora roku. Wesele w mieście czy na wsi, w sali, w stodole czy w ogrodzie, latem czy zimą. Jedno zdanie opisu wystarczy, żeby odsiać sporą część ofert.

To sprawy, które blokują resztę - bez daty nie zarezerwujecie nikogo innego.

• ☐ Termin w kościele lub urzędzie. Przy ślubie kościelnym zapytajcie w parafii o wolne terminy i o kurs przedmałżeński. Przy cywilnym sprawdźcie w urzędzie stanu cywilnego, jakie dokumenty i z jakim wyprzedzeniem trzeba złożyć.
• ☐ Sala weselna. Popularne terminy rezerwuje się z dużym wyprzedzeniem, ale jak dużym - zależy od regionu i sezonu. Przed podpisaniem umowy zapytajcie o liczbę miejsc, godzinę zakończenia, nocleg dla gości i co jest w cenie menu.
• ☐ Muzyka i fotograf. Dobrzy wykonawcy mają kalendarze zajęte wcześnie, więc zaraz po sali zajmijcie się zespołem lub DJ-em i fotografem albo kamerzystą.

Gdy najważniejsze umowy są podpisane, przychodzi czas na wygląd i szczegóły.

• ☐ Strój pary. Suknia zwykle wymaga przymiarek i poprawek, więc nie zostawiajcie jej na koniec. Garnitur też dobrze mieć wcześniej, razem z butami.
• ☐ Zaproszenia i potwierdzenia. Zdecydujcie, czy wysyłacie papierowe zaproszenia, link, czy jedno i drugie. Wpiszcie konkretną datę odpowiedzi - salę interesuje ostateczna liczba gości. Zobaczcie jak poprosić o potwierdzenie obecności.
• ☐ Obrączki, dekoracje, kwiaty, tort. Ustalcie z salą, co dekoruje ona, a co trzeba zamówić osobno. Przy torcie zapytajcie, czy sala pozwala na własny, czy ma swojego cukiernika.
• ☐ Transport i noclegi. Auto dla pary, a jeśli goście przyjeżdżają z daleka lub sala jest za miastem - bus i pokoje. Gościom z daleka dajcie znać wcześniej, gdzie mogą spać.

Etap, w którym lista rośnie najszybciej. Dobrze rozdzielić zadania między siebie i świadków.

• ☐ Ostateczna lista gości i plan stołów. Gdy minie termin potwierdzeń, zadzwońcie do tych, którzy nie odpowiedzieli, a potem usadźcie gości. Zobaczcie poradnik i szablon planu stołów.
• ☐ Harmonogram dnia. Od fryzjera rano po oczepiny i tort. Wyślijcie go fotografowi, DJ-owi, sali i świadkom. Zobaczcie przykładowy harmonogram godzina po godzinie.
• ☐ Muzyka i atrakcje. Przekażcie DJ-owi lub zespołowi utwory obowiązkowe, pierwszy taniec i to, czego nie chcecie słyszeć. Zdecydujcie, czy będą oczepiny i zabawy przy stołach. Zobaczcie listę piosenek na wesele.
• ☐ Aplikacja dla gości i kod QR. Jeden kod QR na stołach, pod którym goście widzą plan dnia i menu, proponują piosenki i wrzucają zdjęcia z telefonu do Waszej galerii. Kod trzeba wydrukować i postawić na stołach, więc przygotujcie go razem z resztą papeterii, a nie w przeddzień. Zobaczcie jak zbierać zdjęcia od gości przez kod QR.
• ☐ Dokumenty i rozmowa z księdzem lub urzędnikiem. Sprawdźcie, czy macie wszystkie zaświadczenia, i ustalcie przebieg ceremonii, czytania i muzykę w kościele lub urzędzie.

Teraz już nie planujecie - potwierdzacie i przekazujecie.

• ☐ Telefony do usługodawców. Potwierdźcie godziny z salą, muzyką, fotografem, fryzjerką i kierowcą. Podajcie sali ostateczną liczbę gości i diety.
• ☐ Koperty i płatności. Przygotujcie podpisane koperty dla usługodawców, którym płacicie w dniu wesela, i dajcie je komuś zaufanemu - najlepiej świadkom.
• ☐ Pudełko „na wszelki wypadek”. Obrączki, dokumenty, ładowarka, igła z nitką, plastry, leki przeciwbólowe, chusteczki. Przekażcie je świadkom.
• ☐ Zawiezienie rzeczy na salę. Winietki, plan stołów, kody QR, dekoracje, alkohol, ciasta od rodziny. Wiele sal pozwala przywieźć je dzień wcześniej - zapytajcie.
• ☐ Sen. Brzmi banalnie, ale to punkt, który łatwo wypada z listy. Zjedzcie normalną kolację i połóżcie się wcześniej.

Zostaje kilka spraw, o których łatwo zapomnieć w podróży poślubnej.

• ☐ Zdjęcia od gości. Zbierzcie je, póki goście pamiętają, co robili telefonem. Jeśli korzystaliście z galerii przez kod QR, pobierzcie całość jako jedno archiwum.
• ☐ Podziękowania. Rodzicom, świadkom i gościom, którzy pomagali. Krótka wiadomość ze zdjęciem z wesela wystarczy.
• ☐ Formalności po ślubie. Odpis aktu małżeństwa i, jeśli zmieniacie nazwisko, nowe dokumenty. Sprawdźcie w urzędzie, co i gdzie trzeba zaktualizować.

• Jedna lista, nie pięć. Wydruk na lodówce, wspólny arkusz albo notatka w telefonie - byle oboje patrzyli na to samo i wiedzieli, co jest zrobione.
• Przy każdym zadaniu imię. „Zadzwonić do fotografa” bez osoby odpowiedzialnej zostaje niezrobione, bo każde z Was myśli, że zajmie się tym drugie.
• Umowy i kontakty w jednym miejscu. Teczka albo folder z umowami, zaliczkami i numerami telefonów. W dniu wesela oddajcie kopię świadkom.
• Oddawajcie zadania. Rodzice, świadkowie i rodzeństwo zwykle chętnie pomogą, jeśli dostaną konkretną rzecz do zrobienia, a nie ogólne „pomóżcie nam”.
• Zostawcie zapas na końcu. Ostatni tydzień zwykle przynosi coś niespodziewanego. Im mniej zostawicie na niego z góry, tym spokojniej go przejdziecie.

Przygotowaliśmy checklistę na dwóch stronach A4 z tymi samymi etapami co wyżej: pola do odhaczania, miejsce na wpisanie, kto się zajmuje danym punktem, i pusta tabela na kontakty do sali, muzyki, fotografa i pozostałych usługodawców. Wydrukujcie ją i powieście tam, gdzie oboje będziecie ją widzieć.

Pobierzcie checklistę organizacji wesela (PDF)

Nie każdy punkt z list w internecie musi trafić na Waszą. Jeśli nie macie ochoty na oczepiny, wodzireja czy słodki stół - nie róbcie ich. Goście zapamiętają przede wszystkim, czy było smaczne jedzenie, dobra muzyka i czy Wy byliście szczęśliwi, a nie kolor obrusów. Pomysły, z których możecie wybrać to, co do Was pasuje, zebraliśmy w poradniku atrakcje na wesele.